Če vaš ponudnik storitve digitalnega potnega lista jutri propade, kaj bo z vašimi potnimi listi?

Ko podjetje izbira platformo za digitalni potni list izdelka, običajno vpraša po ceni, povezavah in rokih. Redko postavi vprašanje, ki bo čez pet let najpomembnejše: kaj se bo zgodilo s potnimi listi mojih izdelkov, če vas ne bo več?

Vprašanje ni hipotetično. Potni list mora ostati dostopen še leta po tem, ko je izdelek zapustil tovarno, trg platform za DPP pa je trenutno poln podjetij, ki so bila ustanovljena pred manj kot tremi leti.

Kaj uredba dejansko določa

Uredba (EU) 2024/1781 to vprašanje ureja na dveh mestih, ki nista ista stvar.

Člen 10(4) je kratek in nedvoumen: gospodarski subjekt ob dajanju izdelka na trg da na voljo varnostno kopijo potnega lista prek ponudnika storitve digitalnega potnega lista izdelka. To je obveznost, ne dobra praksa.

Člen 2, točka 32, določa, kdo je lahko tak ponudnik: neodvisna tretja oseba, ki jo je pooblastil gospodarski subjekt in ki obdeluje podatke iz potnega lista, da bi bili dostopni tistim, ki imajo pravico dostopa.

Varnostna kopija torej ne more biti pri vas in ne pri istem ponudniku. Hrani jo neodvisna tretja oseba. To je mehanizem, ki naj bi vas zaščitil.

⚠ Podrobnost, ki jo večina razlag spregleda

Člen 11(e) določa, da potni list ostane dostopen v obdobju, določenem v delegiranih aktih, tudi po insolventnosti, likvidaciji ali prenehanju dejavnosti v Uniji gospodarskega subjekta, odgovornega za pripravo potnega lista.

Zadnje besede preberite pozorno. Zaščita je zapisana za primer propada proizvajalca, torej strani, ki potni list pripravi. Ne za primer propada platforme, na kateri je potni list shranjen.

Če vaš ponudnik programske opreme izgine, uredba tega scenarija izrecno ne opisuje. Pokrit je le posredno: z obveznostjo iz člena 10(4), da se varnostna kopija zaupa neodvisni tretji osebi, in z evropskim standardom EN 18221, ki ureja shranjevanje, arhiviranje in obstojnost podatkov, vključno s podvajanjem med gospodarskimi subjekti in upravljavci varnostnih kopij. To je eden od šestih standardov, ki so bili 15. julija 2026 navedeni v Uradnem listu EU.

Ta razlika ima praktične posledice. Odgovor na vprašanje „kaj, če vas ne bo več“ ne bi smel biti obljuba v e-sporočilu, temveč ime tretje osebe in standard, po katerem ta oseba dela.

Za ponudnike storitev digitalnega potnega lista izdelka akreditacija še ne obstaja

O tem delu skoraj nihče ne piše. Člen 11 Komisijo pooblašča, da z delegiranimi akti določi zahteve, ki jih mora izpolniti, kdor želi biti ponudnik storitve digitalnega potnega lista izdelka, in po potrebi shemo certificiranja za preverjanje skladnosti.

Pooblastilo obstaja. Akt ne. Danes se torej lahko vsakdo imenuje ponudnik storitve digitalnega potnega lista. Ni registra, ni akreditacije, ni izpita.

Praktična posledica: izbira ponudnika je danes v celoti vaša odgovornost, ne nekaj, kar je regulator že preveril namesto vas.

Kako dolgo mora potni list ostati dostopen?

Iskren odgovor je, da tega še nihče ne ve. Člen 11 napotuje na „obdobje, določeno v delegiranih aktih“, delegirani akt za vašo skupino izdelkov pa verjetno še ne obstaja.

Če vam ponudnik danes navede konkretno število let za vašo kategorijo, ga vprašajte, od kod ta podatek. V uredbi ga ni.

Šest vprašanj pred podpisom

1. Kdo je vaš ponudnik varnostne kopije in na kakšen način je neodvisen od vas? Odgovor je ime, ne beseda „da“.

2. Kje je primarna kopija? Člen 11(c) dovoljuje, da je pri gospodarskem subjektu ali pri ponudniku storitve. Ugotovite, kaj velja za vas.

3. Ali uporabljate EN 18221, konkretno podvajanje k upravljavcu varnostne kopije in pravila o življenjski dobi podatkov?

4. Če odpovem pogodbo, v kakšni obliki odnesem svoje podatke? Člen 10(1)(d) zahteva, da podatki temeljijo na odprtih standardih in da jih je mogoče prenašati prek odprtega interoperabilnega omrežja za izmenjavo, izrecno brez vezanosti na dobavitelja.

5. Kaj počnete z mojimi podatki poleg tega, da jih hranite? Člen 11 ponudnikom prepoveduje, da bi podatke prodajali, ponovno uporabljali ali obdelovali zunaj tega, kar zahteva storitev, razen če je to posebej dogovorjeno z gospodarskim subjektom.

6. Kako se dokazuje verodostojnost podatkov? Člen 11(g) zahteva avtentikacijo, zanesljivost in celovitost. Upoštevajte, da dva varnostna standarda, o pravicah dostopa in o avtentikaciji podatkov, v Uradnem listu EU še nista navedena.

Zakaj je to preizkus tudi za nas

Ta vprašanja objavljamo, ker veljajo tudi za nas. Če jih postavite in dobite odgovor z imeni, členi in standardi, se pogovarjate z resnim ponudnikom. Če dobite le pomirjujoče besede, veste, kaj manjka.

Potni list mora preživeti izdelek. Izdelek pogosto preživi svojega proizvajalca. Na tem trgu včasih tudi platformo.